Automatyzacja procesów nadawania kodów GTU i aktualizacji kartoteki towarowej dla potrzeb sprawozdań JPK/V7.

 

Dla naszego klienta, sieć dilerska samochodów klasy ‘Premium’, efektywne zarządzanie kartoteką asortymentową części zamiennych z tytułu prowadzenia sieci serwisowej oraz sprzedaży części jest jednym z podstawowych zakresów działalności.

 

Wprowadzenie obligatoryjnego raportowania JPK/V7 narzuciło konieczność opisywania każdej fakturowanej pozycji nowym kodem oznaczającym grupę towarową (GTU). W przypadku posiadania kilkuset tysięcznego indeksu towarowego oraz dziennych zmian na poziomie kilku tysięcy pozycji automatyzacja nadawania kodu GTU stała sią koniecznością. Zgodnie z rozporządzeniem, kody GTU wyznacza się na podstawie, opisanych na FV zakupowych, znacznikach C/N. Wydaje się proste do momentu kiedy obrót towarowy dotyczy nie kilku ale kilkuset czy też kilku tysięcy pozycji. Co w sytuacji jak na dokumentach zakupowych nie są uwidocznione kody C/N?

 

Rozwiązaniem stało się zbudowanie i wdrożenie, opartej na mechanizmach Metastudio DRM, aplikacji, roboczo nazwanej Aktaro V7, do automatyzacji procesów nadawania kodów GTU i aktualizacji kartoteki towarowej dla potrzeb JPK/V7.

 

Aktaro V7, na podstawie słownika reguł biznesowych opartych o atrybuty opisujące poszczególne pozycje materiałów, takie jak kod C/N czy nazwa, w sposób automatyczny przypisuje kody GTU do poszczególnych pozycji. Słownik reguł udostępniony jest do przeglądu i edycji dla użytkowników odpowiedzialnych za ich spójność i kompletność.

Dodatkowo predefiniowane raporty pozwalają na bieżącą weryfikację działanie procesu i kontrolę jakości.  Rozwiązanie udostępnia zestandaryzowane wejścia/wyjścia co umożliwia elastyczne zintegrowanie z systemami DMS (Dealer Management Systems), magazynowymi czy księgowymi. Całość mechanizmu działa w trybie wsadowym, zgodnie ze zdefiniowanym harmonogramem.

 

Tym samym, wraz z wczytaniem np. elektronicznej FV zakupowej do systemu magazynowego / DMS, równolegle z aktualizacją stanów magazynów następuje wysłanie pozycji do systemu Aktaro V7 a po nadania przez niego właściwych kodów GTU, ma miejsce aktualizacja kartoteki asortymentowej. Dzięki temu, wraz ze sprzedażą pozycji kartoteki asortymentowej następuje przypisanie właściwych kodów GTU oraz aktualizacja rejestrów dla potrzeb sprawozdawczości JPK/V7 (JPK-VDEK).

 

Tak zaprojektowane rozwiązanie pozwala na:

  • bezobsługowość w nadawaniu kodów GTU
  • elastyczność w wymianie danych z innymi systemami
  • biznesową kontrola słowników słów kluczowych, zakresów stosowania kodów C/N oraz reguł przetwarzania

 

Podstawowe korzyści z wdrożenia:

  • bieżąca aktualizacja kartoteki asortymentowej
  • automatyzacja procesu nadawania kodów GTU nawet w przypadku braku referencyjnych znaczników C/N na fakturach zakupowych
  • mniejsze ryzyko kar z tytułu nieprawidłowych sprawozdań JPK/V7