W dynamicznym środowisku biznesowym sprawne zarządzanie kosztami i precyzyjne przypisanie do odpowiednich Miejsc Powstawania Kosztów (MPK) to klucz do efektywnego kontrolingu i raportowania. W wielu organizacjach zmiany w mapowaniu kont analitycznych nadal wymagają angażowania działów IT i długich cykli wdrożeniowych.
Jak uprościć ten proces, zapewniając jednocześnie elastyczność działania i jakość?
W tym artykule przedstawiamy praktyczne zastosowanie aplikacji MetastudioDRM, która pozwala specjalistom ds. kontrolingu samodzielnie zarządzać mapowaniem kont, bez konieczności programowania. Wyjaśniamy, z jakimi wyzwaniami mierzą się zespoły finansowe i jak rozwiązanie klasy Reference Data Management może je skutecznie rozwiązać — przyspieszając raportowanie, zwiększając niezależność i poprawiając jakość danych.
Wyzwania w zarządzaniu parametrami kontrolingowymi
Sprawne rozwiązania kontrolingowe i raportowe są kluczowe z perspektywy monitorowania bieżącego stanu przedsiębiorstwa czy też konieczności regularnego raportowania obligatoryjnego i statutowego.
Jednym z istotnych elementów tych procesów jest możliwość elastycznego przypisywania kont do odpowiednich miejsc powstawania kosztów (MPK).
Co istotne, operacje te powinny być możliwe do wykonania bez zaangażowania osób z działów IT. MPK są definiowane przez organizację i mogą obejmować np. zarząd, produkcję wybranego wyrobu, marketing, kampanie produktowe, sprzedaż czy logistykę.
Dla komfortu i sprawności pracy zespołów kontrolingowych, niezwykle ważne jest to, aby mogły uzyskać nowe zestawienia tuż po dokonaniu zmian w mapowaniach. Dzięki natychmiastowemu odzwierciedleniu zmian podnosimy efektywność raportowania.
W trakcie roku obrotowego uwarunkowania biznesowe wymuszają liczne zmiany. Dlatego przyporządkowania muszą być regularnie modyfikowane i weryfikowane (np. % przyporządkowanie kosztów do danego MPK, zmiany klucza dekretacji czy powstanie nowego MPK).
Do bieżącej edycji parametryzacji warto zastosować rozwiązania, które:
- są przyjazne dla środowiska biznesowego,
- nie wymagają angażowania działów IT,
- umożliwiają ad-hoc’owe zmiany w kontrolowanych warunkach,
- pozwalają na uzyskanie natychmiastowych rezultatów wprowadzonych modyfikacji.
Efektywne mapowanie kont analitycznych MPK z Metastudio DRM
Na wymienione wcześniej oczekiwania odpowiada aplikacja MetastudioDRM (Reference Data Management). Pozwala ona na wprowadzanie zmian i ciągłe monitorowanie prawidłowości mapowania kont analitycznych na poszczególne MPK.
Zastosowanie Metastudio DRM daje specjalistom kontrolingu elastyczność w działaniu niezależnie od systemów finansowych i ERP (Enterprise Resource Planning) używanych w przedsiębiorstwie.
Przykład zastosowania narzędzia w praktyce
Po dokonaniu zmian w mapowaniach kont analitycznych do poszczególnych MPK-ów, słowniki, a w nich nowe przyporządkowanie, są natychmiast udostępnione aplikacjom raportowym. Po odświeżeniu raportu (np. rachunek wyników na poszczególne centra zysku) nowe mapowania zostaną uwzględnione w zestawieniu.
W taki sposób osoba odpowiedzialna za np. raporty kosztowe może dynamicznie i samodzielnie zmieniać kryteria, a rezultaty tych zmian zobaczy także w powiązanych systemach i aplikacjach raportowych.
Co więcej, jeśli część słowników jest przechowywana w hurtowni danych, to Metastudio DRM umożliwia edycję tych parametrów także poza systemem kontrolingu.